こんにちは。ラングリッチ教育企画部です。

メールで使うビジネス英語は、これまでに何度かお伝えしてきましたね。今回は、そんな英語表現ではなく、まずは基本であるビジネスマナーをお伝えしたいと思います。というのも、海外でのビジネスのマナーは、縦社会の日本よりもゆるいと思われがちだからです。

しかし海外でも、きちんとしたビジネスマナーはあります。そしてそれらのマナーを英語で学ぶことで、マナー力と英語力を同時に身につけていきましょう。

ビジネスマナーを英語で学ぼう!

1:“Use a short and relevant subject line to clarify the e-mail’s content.”
「件名は短く、メールの内容を明確にするものを使う」

ビジネスシーンでは、件名がダラダラと長いと、読んでもらえなかったり、またプロフェッショナルとして見なされなかったりする場合があります。また、メールを開けてみたら件名とは違う内容が書いてあるのもNG。短く、そしてメールの内容をまとめた件名で、読んでもらえるメールを目指しましょう。

“subject line”は「件名」、“clarify”は「明確にする、明らかにする」です。

2:“Keep e-mails short and to the point. For an e-mail with a long report, use an attachment”
「メールは短めに、的を射たものにする。長くなってしまう場合は添付書類を使う」

件名同様に長いだけでなく、何を言いたいのか分からないようなメールを送ってしまうのは相手に対して失礼になります。できるだけ短く、言いたいことをきちんと伝えるものにしましょう。また、データなどを用いたり長くなってしまったりする場合は、メール本文ではなく、資料として添付するのが親切です。

“to the point”は「要領を射た」、“attachment”は「添付書類」です。

3:“Include greeting and signature line at the end of your massage.”
「文末には挨拶、そして署名を含む」

日本では必ず「お世話になっています」と始めますが、英語のメールでは“How is everything with you these days?”「最近はいかがお過ごしですか？」といったような簡単な挨拶で始めます。また、署名にはきちんと名前だけでなく会社名や電話番号などを入れておきましょう。

“signature line”は「署名」です。

4:“Check your e-mail’s spelling, grammar, and punctuation.”
「メールのスペル、文法、句読点をチェックする」

当たり前のことですが、スペルと文法のチェックはきちんと行いましょう。また、意外に間違いやすいピリオド、コンマなどの句読点も要チェックです。

“punctuation”は「句読点」です。

最後に

英語でメールを書くと、どうしても英語にばかり集中してしまい、件名を短くするなどビジネスのエチケットは二の次となってしまうことがあります。

しかしマナーもきちんと守ってこそ、真のビジネスマンといえるものです。今回お伝えしたことは最低限、守るようにしましょう!