使い分ければ上級者!ビジネスとプライベートメールの英語表現&マナー

2014

09

09

こんにちは。ラングリッチ教育企画部です。

メールの英語表現とひとくちにいっても様々です。特に大きな違いがあるのは、ビジネス、そしてプライベートのようなビジネス以外の場合です。というのも、ビジネスで学んだメールの英語表現をプライベートで使うと、かしこまり過ぎて相手に思いが伝わらないことがあるからです。また、反対にプライベートのようなフランクな言い回しをビジネスメールに使ってしまうと相手に不愉快な思いをさせてしまうこともあります。

そこで今回はそれらの違い、そしてビジネス、プライベートで使い分けたい英語表現をお伝えします。

ビジネス、プライベートそれぞれの英語表現

1.件名
ビジネスでは“Request for estimate.”「見積もりの依頼の件」、“Request for change our appointment date.”「アポイントの日付変更について」といったように、とにかく簡潔に短く伝えるのが大事です。しかしプライベートでこのようなメールをもらっても、どこかそっけない感じがしますよね?“Today I’m going to do…….”「今日私はこうするつもりで……」など本文に続けるような形のものや、“Ahhhh!”「あぁ!」とだけ書いて思わず続きの本文を読みたくなるような楽しいものにしてはいかがでしょうか?

2.宛名
プライベートでは、相手のファーストネームや普段呼んでいるニックネームで大丈夫ですが、ビジネスではそんなわけにはいきません。「男性」であれば“Mr.”、「女性」であれば“Ms.”、「会社/団体」であれば“Messrs.”、「医師/博士号」を持っている方なら“Dr.”、「大学教授」であれば“Prof.”といったように宛名をきちんとつけましょう。

3.締めの挨拶文
日本語でもあるように、英語のメールでも締めは大切です。ビジネスの場合はフォーマルなので、“Sincerely yours, ”、“Yours truly,”、“Best regards,”などと締めてから、自分の名前を入力します。

しかしプライベートはインフォーマルなので、“Yours,”、“Your friend,”、“Thanks,”、“Love,”などといったラフな感じで大丈夫です。しかも決まりはなく、自分なりの締めの言葉を使うこともできます。

4.省略形
プライベートではよく使っているため、ついついやってしまいがちですが、ビジネスシーンでは失礼にあたるのが省略形です。例えば“I’m〜.”「私は〜」といったものから、チャットなどでよく使う“btw(by the way)”「ところで」といったものまで、省略形を使うと相手が「軽く思われている」と不快に感じてしまうことがあります。ビジネスメールを書く時は、普段のメールを書く時とマインドをきっちりと切り替えること。そして書き終えたら、省略形を使っていないかしっかりチェックしましょう。

最後に

たとえ英語力があったとしても、その場に合ったきちんとした使い分けができなくては、相手が感じる印象も変わってきます。ラングリッチではビジネスはもちろん、自身が使いたい場面に合った英語を学ぶことができます。英語の使い分けが不安な方はぜひトライしてみてください。

Topへ戻る