ビジネス英語メールの3つの基本例文と使えるキーフレーズ集

2014

03

19

こんにちは。ラングリッチ教育企画部です。

ビジネスの現場において、急に英文メールを送らないといけない状況になることも十分に考えられますよね。そんな時にも慌てず使える基本的な英文メールを、今回は3つのビジネスにおけるシチュエーションからご紹介いたします。

最初は面識のない企業の担当者様にご挨拶のメール、次にアポイントを取るためのメール、最後にお会いした後のお礼メールです。
ポイントさえ抑えておけば、活用の幅が広がりますので是非ご確認ください。

挨拶編

To the director of the sales,

I am Mr. Suzuki of ABC Company.  I am sending this email for the first time.
We help to promote products such as smart phone.  I have heard that your company launched a new smart phone last month.  I think it is a very good product with reasonable price even though it has high-specs. Please give us a chance to help your promotion strategy of this product.

Therefore, I have prepared a plan for you to review. It would be greatly appreciated if you can give us a time to give you a presentation.
Thank you very much for your time and I will be looking forward to see you soon.

Yours faithfully,
Ichiro Suzuki
ABC Company

※日本語訳
営業担当者様

私はABCカンパニーの鈴木一郎と申します。はじめてメールさせていただきます。
我々はスマートフォンのプロモーションのお手伝いをさせていただいております。御社では先月、新しいスマートフォンを販売されたと伺いました。低価格でありながらハイスペックでとても良い製品だと思います。是非、我々にプロモーションのお手伝いをさせていただけないでしょうか?

つきましては企画書をご用意しておりますので、ご覧いただくお時間をいただきたいと存じます。
お読みいただきありがとうございます。近々、お会いできることを楽しみしております。

敬具
鈴木一郎
ABCカンパニー

【解説】
はじめてのメールで相手の名前がわからないので「営業担当者様」という表現にしています。
“ To the director of~ ”以降を該当部署に変えて活用してください。最後のカンマ(,)を忘れないようにしてくださいね。
また、自己紹介の際に自分の名前にもMr.を付けているのは、面識のない相手にこちらの性別を知らせるためです。
内容に関しては、メールの要件を簡潔に伝えます。例文で言いますと、会社の業務内容、相手先へのアプローチの理由、プレゼンテーションの機会が欲しいことなどです。

“ Thank you for your time ”では、「あなたの時間をありがとうございます=読んでいただきありがとうございます」との意味になります。〆の文章としてよく使われます。
結びの“ Yours faithfully ”は名前を知らない相手の場合に使うものです。こちらも最後にカンマ(,)を入れます。

アポ取り編

Dear Mr. Smith,

Thank you for your prompt reply regarding giving us a chance to give you a presentation.
I am able to visit your office on March 17th, 18th or 20th.
Please let me know your availability.
I am looking forward to see you.

Yours sincerely,
Ichiro Suzuki
ABC Company

スミス様

早速の返信とご提案の機会をいただきありがとうございます。
3月17日、18日、20日のいずれかにお伺いしたいと思いますがいかがでしょうか?
もし他にご都合の良い日時がございましたらお知らせください。
お会いできますのを楽しみにしております。

敬具
鈴木一郎
ABCカンパニー

【解説】
前回のメールに担当者のスミス様から返信をいただいたので、宛名が“ Dear Mr. Smith ”になります。日本語では「●●株式会社 ジョンスミス様(営業部長)」などと書きますが、英語では会社名は省きます。
プレゼンの機会を頂けるようなので、お伺いする日時と先方の都合を確認します。
日時は、① at+時間 ② on+月日 の順番だとわかりやすいです。

“ Please let me know ”は「教えてください/知らせてください」という意味で、ビジネス以外でもよく使われるフレーズですので覚えておいてくださいね。

お礼編

Dear Mr. Smith,

It was nice to meet with you the other day and we are very pleased that we were able to complete our deal. We will try our best to support your company.
We look forward to building a strong business relationship.

Best regards,
Ichiro Suzuki
ABC Company

スミス様

先日はお時間いただきありがとうございました。そして弊社とお取引いただき大変嬉しく思います。精一杯サポートさせていただきます。
今後ともどうぞよろしくお願いします。

【解説】
スミス氏とお会いして無事に契約も成立しましたので、お礼のメールとなります。面談の翌日などを早めにお送りしましょう。
“ It was nice to meet with you the other day. ”これは「先日はお時間いただきありがとうございました」の決まり文句として覚えておいてください。
結びの“ Best regards ”は仕事だけのお付き合いというよりは、人と人のつながりとしてこれまでより親しい意味を込めた表現になります。

最後に

英語でのビジネスメールは、送る相手との関係や状況によって表現が変わってきます。これは日本語でのビジネスメールも同じと言えます。それゆえに頭を悩ませてしまいますが、大事なのは伝えたいことを明確に伝えることです。メール作成の数をこなすことも表現力アップに繋がります。

ラングリッチの教材にもメールを送る状況を想定したものがございますので、レッスンで使ってみてはいかがでしょうか。

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